5 błędów, których warto unikać przy planowaniu dużego wydarzenia firmowego

Organizacja eventu to spore wyzwanie logistyczne, które wymaga przemyślanej strategii i dbałości o szczegóły. Nawet drobne niedopatrzenia mogą wpłynąć na wizerunek gospodarza i doświadczenie uczestników. W tym artykule przedstawimy pięć najczęstszych błędów popełnianych przy organizacji eventów firmowych i radzimy, jak ich unikać.

Błąd 1 – brak scenariusza imprezy

Każdy, kto choć raz organizował imprezę, z pewnością zdaje sobie sprawę z tego, ile różnych czynników trzeba uwzględnić, by wszystko przebiegło zgodnie z planem. Każde wydarzenie zaczyna się od pewnej koncepcji, która powinna zostać przekształcona w szczegółowy, konkretny scenariusz. To właśnie on stanowi fundament dobrze zorganizowanego eventu – pozwala zaplanować kolejne etapy i spisać je w formie planu. W scenariuszu warto uwzględnić nie tylko przebieg głównych punktów imprezy, ale również czas trwania wystąpień, przerw czy dodatkowych atrakcji. Dokładna rozpiska daje pełny ogląd sytuacji i pomaga zapanować nad każdą sytuacją. Brak takiego scenariusza może prowadzić do chaosu, nieporozumień wśród obsługi i niezadowolenia uczestników.

Błąd 2 – nieodpowiednie miejsce i termin eventu

Znalezienie dobrego miejsca eventowego na imprezę firmową to zwykle połowa sukcesu. Zdecydowanie nie warto go zlekceważyć, bo to właśnie ten element może w dużym stopniu wpłynąć na atmosferę spotkania i komfort uczestników. Idealny obiekt na wspólną integrację, team building, konferencję, czy też celebrację ważnego wydarzenia powinien być dostosowany do liczby gości i charakteru imprezy. Zbyt mała sala, trudny dojazd czy brak odpowiedniego zaplecza technicznego mogą znacznie obniżyć frekwencję i satysfakcję uczestników. Przestrzeń musi być funkcjonalna. Przede wszystkim powinna mieć odpowiedni rozkład scenografii oraz dekoracji, aby zapewnić gościom swobodę poruszania się, a także być dostosowana do planowanych podczas imprezy atrakcji. Właściwy termin wydarzenia jest równie istotny – powinien być wybrany z uwzględnieniem kalendarza branżowego. Warto unikać świąt, długich weekendów czy sytuacji, w której w tym samym czasie mają miejsce konkurencyjne tematycznie wydarzenia.

Błąd 3 – zaniedbanie kwestii technicznych

Problemy techniczne mogą zepsuć nawet najbardziej udaną imprezę firmową. Sprzężenia lub brak wyraźnego dźwięku, zbyt intensywne światło oślepiające gości, zakłócenia transmisji online, a także wszelkie awarie sprzętu mogą prowadzić do nieprzewidzianych sytuacji i zaburzyć ustalony harmonogram. Aby temu zaradzić, warto zadbać o odpowiednie, nowoczesne wsparcie techniczne. Firmy zwykle zatrudniają doświadczone agencje eventowe, takie jak https://bluexperience.pl/agencja-eventowa-wroclaw/, które oferują kompleksowe usługi z zakresu organizacji, realizacji i obsługi technicznej wydarzeń. Profesjonalna oprawa może wynieść event firmowy na jeszcze wyższy poziom.

Błąd 4 – zły dobór atrakcji

Jak już powiedzieliśmy, dobrze zaplanowany scenariusz eventu to podstawa. Dotyczy to również atrakcji. Pamiętajmy, by elementy, które mają urozmaicić wydarzenie, pasowały do tematu przewodniego imprezy i angażowały uczestników do działania. Nietrafione atrakcje mogą sprawić, że goście poczują się znudzeni i w zasadzie nie będą mieli ochoty dalej uczestniczyć w spotkaniu. Dla przykładu, na imprezach integracyjnych świetnie sprawdzają się m.in. pokazy taneczne, pokazy barmańskie, wynajęty zespół muzyczny czy fotobudka. Więcej o organizacji eventów integracyjnych można przeczytać tutaj: https://bluexperience.pl/organizacja-eventow-integracyjnych/.

Błąd 5 – niewystarczająca promocja wydarzenia

Wielu organizatorów zapomina o tym, jak ważna jest promocja eventu. Brak solidnej strategii promocyjnej sprawia, że wydarzenie spotyka się z niską frekwencją. Warto więc wcześniej przygotować odpowiedni plan kampanii reklamowej, wykorzystując różne kanały i techniki. Pozwoli to dotrzeć do szerokiej grupy odbiorców oraz zwiększy szanse na sukces eventu.