Delegowanie kierowców IMI to jedno z zagadnień, które powinni zgłębić przewoźnicy zajmujący się na co dzień międzynarodowym transportem drogowym. Dlaczego jest ono ważne? W wyniku zmian wprowadzonych przez Pakiet Mobilności, na firmy transportowe realizujące określone przewozy został nałożony obowiązek zgłaszania kierowców delegowanych do systemu IMI. Jego niedopełnienie wiąże się dla tych przedsiębiorstw z ryzykiem otrzymania dotkliwej kary finansowej.

Nie ulega więc wątpliwości, że przewoźnik, którego obligują do tego przepisy, powinien zadbać o prawidłowe zgłaszanie delegowania kierowców do IMI. O tym, na kim dokładnie spoczywa ten obowiązek oraz jak się z niego odpowiednio wywiązywać, piszemy w dalszej części artykułu.

Czym jest system IMI?

System IMI (z ang. Internal Market Information System) jest platformą, która ma za zadanie upraszczać wymianę informacji między organami administracyjnymi krajów UE. Za pośrednictwem tego systemu obsługiwane są procedury związane z różnymi obszarami, w tym również z wewnątrzunijnym rynkiem transportowym. Jedną z nich jest dokonywanie zgłoszeń kierowców delegowanych do innych państw UE. Procedurę tę określa się niekiedy potocznie jako delegowanie kierowców IMI.

Na jakiej platformie rejestrowane są zgłoszenia kierowców delegowanych?

Co ciekawe, zgłoszenia kierowców delegowanych nie dokonuje się bezpośrednio w systemie IMI. Do rejestracji zgłoszeń służy platforma Road Transport Posting Declaration (RTPD). Aby z niej skorzystać, trzeba założyć konto zapewniające dostęp do panelu, który pozwala na zarządzanie zgłoszeniami. W kolejnym kroku można już zgłosić delegowanie kierowcy – niezbędne do tego jest wypełnienie specjalnego formularza.

Delegowanie kierowców IMI – kto podlega temu obowiązkowi?

Przedsiębiorstwo transportowe musi zgłosić kierowcę delegowanego, jeśli realizuje on przewozy kabotażowe lub cross-trade. Takiego obowiązku nie ma natomiast w przypadku kierowców, którzy wykonują np.:

• przewozy krajowe,
• przewozy bilateralne,
• przejazdy tranzytowe.

Warto w tym miejscu wyjaśnić pewną kwestię, która często wzbudza spore wątpliwości wśród przewoźników. Czy w przypadku kierowcy samozatrudnionego dokonanie zgłoszenia również należy do obowiązków firmy? Odpowiedź brzmi: nie, pod warunkiem, że dany kierowca samozatrudniony posiada swoją licencję transportową i wykonuje przewozy na własny rachunek. Gdy taki kierowca realizuje natomiast przewozy na licencji firmy transportowej, to jest ona zobligowana do zgłoszenia go na platformie Road Transport Posting Declaration.

Jakie są zasady prawidłowego zgłaszania delegowania kierowców?

Po założeniu konta na portalu RTPD otrzymuje się dostęp do panelu umożliwiającego zarządzanie zgłoszeniami delegowania kierowców. Procedurą zgłoszeniową rządzą pewne reguły, których należy przestrzegać, by uniknąć problemów w przypadku ewentualnej kontroli. Na co trzeba zwrócić uwagę, chcąc poprawnie zgłosić delegowanie kierowcy i działać zgodnie z przepisami?

• O zgłoszenie kierowcy delegowanego należy zadbać, jeszcze zanim wjedzie on na teren danego kraju.
• Obowiązuje zasada: „jedno zgłoszenie = jeden kierowca”. Oznacza to, że w ramach jednego zgłoszenia można wskazać wyłącznie jednego kierowcę.
• Gdy kierowca ma być delegowany do więcej niż jednego kraju UE, firma musi dokonać osobnych zgłoszeń dla poszczególnych państw. Przykładowo, kierowca delegowany do pięciu krajów powinien mieć pięć osobnych zgłoszeń delegowania.
• Wymogi związane z procedurą zgłoszeniową odnoszą się również do tego, jakie dokumenty musi mieć przy sobie kierowca delegowany podczas wykonywania przewozu. Ma on obowiązek posiadać ze sobą m.in. kopię zgłoszenia delegowania z kodem QR (w formie papierowej lub elektronicznej), a także dowód, że przewóz jest realizowany w przyjmującym państwie UE. Funkcję takiego dowodu może spełniać np. list przewozowy.
• Okres ważności zgłoszenia kierowcy delegowanego jest ograniczony i może wynosić maksymalnie do 6 miesięcy. Jeśli ten termin upłynie, należy ponownie dokonać zgłoszenia.
• Gdy w trakcie okresu delegowania dojdzie do zmian informacji zawartych w zgłoszeniu, trzeba wprowadzić odpowiednie modyfikacje profilu kierowcy w systemie oraz dokonać aktualizacji zgłoszenia delegowania.

Co grozi za brak zgłoszenia delegowania kierowcy?

Z perspektywy przewoźnika bardzo istotną rolę odgrywa to, by do zagadnienia, jakim jest delegowanie kierowców IMI, podejść z należytą starannością. Ewentualne niedopatrzenia mogą bowiem skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Ich wymiar różni się w zależności od tego: jak konkretną sytuację ocenią służby kontrolne, a także jaki taryfikator obowiązuje w danym kraju. Przewoźnik dopuszczający się naruszeń w zakresie zgłaszania delegowania kierowców musi liczyć się z ryzykiem otrzymania kary, której wysokość może sięgać od kilkuset euro do pułapu przekraczającego kilkanaście tysięcy euro.

Delegowanie kierowców IMI – czy przewoźnik musi zajmować się tym samodzielnie?

W sytuacji, gdy firma transportowa deleguje większą liczbę kierowców, nietrudno o błędy, które narażają ją na kary ze strony organów kontrolnych. Jak przewoźnik może zabezpieczyć się przed takimi niedopatrzeniami? Rozwiązanie łatwo przychodzi na myśl, jeśli weźmie się pod uwagę, że nie musi on samodzielnie przeprowadzać procesu zgłaszania kierowców delegowanych. Może tym zająć się reprezentująca go osoba lub firma zewnętrzna – taka jak np. IdeaPro – która świadczy na jego rzecz usługi w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dzięki powierzeniu obsługi procesu zgłaszania delegowania kierowców kompetentnym specjalistom przewoźnik zyskuje oszczędność czasu, spokój i pewność, że działa zgodnie z literą prawa.