Jak zorganizować event online w czasie pandemii?

Pandemia i obostrzenia z nią związane bardzo dotknęły branżę eventową, która jednak również szybko zareagowała na nową rzeczywistość. Okazało się, że w trakcie kolejnych lockdownów jeszcze bardziej potrzebujemy przejawów normalności, jakimi są m.in. różnego typu eventy: konferencje, szkolenia, a nawet spotkania integracyjne. Dzięki nowym technologiom organizacja eventów w sieci nie musi być trudna, o ile tylko weźmiemy pod uwagę największe wyzwania, jakie przed nami stawia.

Jakie eventy można zorganizować online?

Prawdopodobnie wszystkie, a przynajmniej znaczną większość, choć będą się one oczywiście różniły specyfiką od wydarzeń stacjonarnych.

• Konferencje – w wydaniu online wiążą się z licznymi zaletami. Może wziąć w nich udział znacznie więcej uczestników, nie trzeba ponosić kosztów związanych z kosztem wynajmu sal, cateringu czy zapewnieniem fizycznego bezpieczeństwa imprezy. Prelegenci mogą prowadzić wykłady z dowolnego miejsca, w podobny sposób uczestnicy mogą je oglądać.

Organizując konferencję online, warto pamiętać o narzędziach umożliwiających zadawanie pytań i przekazywanie odpowiedzi w czasie rzeczywistym, tworzeniu osobnych pokoi, chatów czy też udostępnianiu materiałów po wydarzeniu.

• Szkolenia – przykłady dużych firm pokazują, że edukacja pracowników przez internet pozwala zredukować koszty nawet o 30 proc., przy czym pozostaje tak samo efektywna.

• Imprezy integracyjne – w czasie izolacji społecznej, integracja zespołu staje się jeszcze ważniejsza i z powodzeniem można przeprowadzić ją w sieci w postaci teleturniejów, warsztatów czy gier.

Organizacja eventu online – o czym należy pamiętać?

Organizacja eventów w sieci jest tylko pozornie prostsza niż przygotowanie wydarzenia stacjonarnego. Niejeden event manager musi zmagać się z szeregiem wyzwań, często zupełnie nowych i nieznanych, takich jak wymagania techniczne.

• Miejsce eventu online – wydarzenie w sieci wciąż potrzebuje miejsca, choć nie musi być nim sala na 1000 osób. Doskonale sprawdzają się za to profesjonalne studia nagrań lub podobne przystosowane do tego pomieszczenia.

• Oświetlenie i nagłośnienie – to standardowy element oprawy technicznej eventów stacjonarnych. W przypadku transmisji online zmienia się jednak specyfika, dlatego dotychczasowe rozwiązania muszą zostać zweryfikowane i potwierdzone z firmą techniczną. Ogromne znaczenie dla wydarzeń online ma również oprawa audiowizualna, czyli wszelkiego rodzaju jingle, teasery i animacje, które podnoszą atrakcyjność eventu.

• Narzędzia do łączenia się z uczestnikami – istnienie YouTube, Facebooka czy LiveStream zdecydowanie ułatwiło transmisje, wiąże się jednak z różnymi niedogodnościami. W przypadku bardziej ekskluzywnej czy dużej imprezy zaleca się raczej skorzystanie z dedykowanej platformy o zindywidualizowanych funkcjach. Istotne jest również zaplanowanie narzędzi wzmagających aktywność uczestników – utrzymanie ich zainteresowania jest bowiem największym wyzwaniem, z jakim zmagają się wszelkie eventy online.

• Oprawa artystyczna – fakt, że wydarzenie odbywa się w sieci, nie oznacza, że nie może mieć takich atrakcyjnych elementów, jak np. scenografia 3D.

O organizacji eventów online dowiesz się więcej na https://emtg.pl/