Kilka busów w firmie – gdzie znikają pieniądze na paliwo i serwis?

Firma z trzema, pięcioma czy dziesięcioma samochodami dostawczymi zwykle ma ten sam kłopot. Faktury za paliwo przychodzą co miesiąc, serwis dzwoni, gdy coś się zepsuje, a właściciel nie wie, który bus jeździ drożej od pozostałych i dlaczego. Rachunek jest jeden, kierowców kilku, a trasy nikt nie porównuje.

W Inowrocławiu i okolicznych gminach to samo dotyczy firm budowlanych, usługowych i handlowych, w których kilka samochodów jeździ codziennie po klientach.

Prosty pomiar przez jeden miesiąc potrafi to uporządkować. Nie trzeba do tego działu logistyki ani arkusza z dziesiątkami kolumn.

Czego nie widać na fakturze za paliwo

Faktura mówi, ile litrów zatankowano i za ile. Nie mówi, czy bus stał dwie godziny z włączonym silnikiem pod bramą klienta, czy kierowca zrobił objazd o 15 kilometrów, ani czy auto wróciło na parking, czy pojechało na weekend nad jezioro. Te rzeczy da się sprawdzić dopiero wtedy, gdy każdy pojazd zapisuje swoją trasę.

Lokalizator GPS z historią tras pokazuje to bez dopytywania kierowców. Właściciel widzi, gdzie pojazd był, jak długo stał i z jaką prędkością jechał. Rozmowa o kosztach przestaje opierać się na wrażeniach.

Trzy liczby do sprawdzenia po pierwszym miesiącu

• Przebieg na pojazd. Jeśli dwa busy jeżdżą podobne trasy, a jeden robi o jedną czwartą kilometrów więcej, warto zobaczyć, dokąd jeździ.
• Czas postoju z włączonym silnikiem. To spalone paliwo, które nie przekłada się na żaden kilometr ani dostawę. Dopiero zapis z GPS pokazuje, ile tego czasu zbiera się na każdym aucie.
• Przekroczenia prędkości. Wynik pokazuje, którzy kierowcy jeżdżą ostrzej, a więc szybciej zużywają paliwo, opony i hamulce, i częściej płacą mandaty.

Po miesiącu masz własne punkty odniesienia. Z tych liczb od razu wynika, który pojazd wymaga rozmowy, a który jedzie tak, jak powinien.

Jak wygląda to w praktyce

Przykładowo system ASNET GPS odświeża pozycję pojazdu nawet co 6 sekund i przechowuje historię tras z 90 dni. Najprostszy pakiet, CONNECT & GO, jest przeznaczony do samodzielnego montażu: lokalizator podłącza się do akumulatora, a według strony producenta z października 2026 roku abonament zaczyna się od 20 zł miesięcznie, zależnie od pakietu i umowy. Wersje z odczytem danych z magistrali CAN pokazują też zużycie paliwa i parametry silnika.

Producent podaje też, że po zainstalowaniu monitoringu zużycie paliwa spada średnio o 10–15% (dane uśrednione ASNET SL). Taką wartość trzeba traktować jako deklarację dostawcy. Własny wynik firmy zależy od tras, kierowców i wieku pojazdów. Pierwszy miesiąc służy do zmierzenia, od czego zaczynasz.

Rozmowa z kierowcami

Najczęstszy opór wobec GPS bierze się z obawy, że to kontrola na każdym kroku. Pomaga uczciwe postawienie sprawy: kierowcy wiedzą, że pojazd jest monitorowany, i wiedzą, po co. Dane o położeniu pojazdu przypisanego do konkretnego kierowcy są danymi osobowymi, więc firma ma obowiązek poinformować kierowców o monitoringu, zanim go uruchomi. Dane o trasach i postojach przydają się także im. Łatwiej wtedy wyjaśnić spóźnienie na dostawie, a w razie kradzieży lub wypadku od razu widać, gdzie pojazd się znajduje.

Od czego zacząć w małej firmie

1. Spisz pojazdy i zapisz, ile każdy spalił i przejechał w ostatnich trzech miesiącach.
2. Wybierz, czy montaż robisz sam (prostszy lokalizator), czy przez serwis (urządzenie podłączone do instalacji pojazdu).
3. Przez pierwszy miesiąc niczego nie zmieniaj w organizacji pracy, tylko zbieraj dane.
4. Porównaj trzy liczby z tego artykułu i wybierz jedną rzecz do poprawy, na przykład postoje z włączonym silnikiem.

Mała firma nie potrzebuje rozbudowanego systemu do zarządzania flotą. Wystarczy wiedzieć, ile faktycznie jeździ i stoi każdy z samochodów, a reszta wynika z liczb.