Od 1 kwietnia zmiany obejmą tysiące przedsiębiorców. Dla wielu to będzie pierwszy moment, gdy naprawdę będą musieli wejść w KSeF.

Od środy (1 kwietnia) obowiązkowy Krajowy System e-Faktur zostanie rozszerzony na małe i średnie firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.

Do tej pory obowiązek dotyczył tylko największych firm, czyli tych, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł. Teraz system obejmie praktycznie wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

Kluczowy limit 10 tys. zł – kto może jeszcze poczekać?

Wyjątek dotyczy mikroprzedsiębiorców. Do końca 2026 roku mogą oni wystawiać faktury poza KSeF, ale tylko wtedy, gdy ich miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł brutto.

To limit, który działa bardzo rygorystycznie. Jeśli przedsiębiorca przekroczy go w danym miesiącu, musi przejść na KSeF natychmiast – już od tej faktury, którą przekroczył próg. Nie ma możliwości „dokończenia miesiąca” po staremu ani powrotu do wcześniejszych zasad.

Ważne jest też to, co nie wchodzi do tego limitu. Nie wlicza się m.in. faktur z kas fiskalnych, paragonów do 450 zł traktowanych jako faktury uproszczone oraz faktur wystawianych dla konsumentów. To oznacza, że realny próg dla wielu firm może wyglądać inaczej niż wynika to na pierwszy rzut oka.

Co zmienia się w praktyce?

Najważniejsza zmiana dotyczy samej faktury. Dokument zaczyna istnieć dopiero wtedy, gdy trafi do KSeF i otrzyma numer oraz UPO. Jeśli system go odrzuci, z punktu widzenia obrotu gospodarczego taka faktura nie istnieje.

Zmienia się też moment doręczenia. Liczy się chwila nadania numeru przez system, a nie to, kiedy kontrahent faktycznie zapozna się z dokumentem. To ma bezpośredni wpływ na terminy płatności i rozliczenia podatkowe.

Nowe funkcje od 1 kwietnia

Od środy w systemie pojawią się też nowe możliwości. Przedsiębiorcy będą mogli zgłaszać podejrzane faktury jednym kliknięciem.

Zmieni się także wygląd aplikacji KSeF, który ma być bardziej przejrzysty, oraz pojawi się możliwość wystawiania faktur VAT RR i ich korekt.

Okres bez kar, ale tylko do czasu

Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za błędy związane z KSeF. W tym czasie nie będą wszczynane postępowania ani nakładane kary finansowe.

Nie oznacza to jednak, że można temat odłożyć. Od 1 stycznia 2027 roku mają wejść sankcje, a wtedy każdy błąd w wystawianiu faktur w systemie może mieć już realne konsekwencje finansowe.

Źródło zdjęcia głównego: Obraz autorstwa wayhomestudio na Freepik